Viestipohjat ovat tehokas tapa virtaviivaistaa viestintää organisaatiossasi. Sen sijaan, että kirjoittaisit samoja viestejä yhä uudelleen, voit käyttää esimääritettyjä pohjia, jotka ovat valmiita lähetettäväksi asiakkaille muutamalla napsautuksella.
Pohjia käyttämällä säästät aikaa ja vähennät toistuvaa työtä. Sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen vakiotekstejä, kuten tervehdyksiä, allekirjoituksia tai vakioselvityksiä. Valitse vain tilanteeseen sopiva pohja, mukauta sitä tarvittaessa ja lähetä.
Viestipohjien edut
Yhdenmukaisuus – Varmista, että jokainen asiakas saa viestit samalla ammattimaisella ja ystävällisellä sävyllä.
Tehokkuus – Säästä arvokasta aikaa vähentämällä toistuvien viestien kirjoittamisen tarvetta.
Laadunvarmistus – Varmista, että tiimisi viestii yrityksesi standardien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Vähemmän virheitä – Vältä kirjoitusvirheitä tai puuttuvia tietoja tukeutumalla esihyväksyttyyn pohjaan.
Käytä viestipohjien asetuksia siirtymällä kohtaan Asetukset > Tiketit > Avaa viestipohjien välilehti.
Tältä viestipohjien asetukset näyttävät. Voit luoda uuden pohjan vasemmalla puolella olevasta plus-painikkeesta. Sen alapuolella näet kaikki nykyiset pohjasi. Napsauttamalla yhtä saat näkyviin sen tiedot. Muokkaa-painiketta napsauttamalla voit muuttaa pohjan määrityksiä.
Jokaisella pohjalla on nimi, sisältö ja voit jopa lisätä siihen muistiinpanon.
Sisältö on yksinkertaista tekstiä muotoiluineen, joihin olet tottunut muualtakin. Viestipohjien hieno puoli on, että voit lisätä niihin muuttujia dynaamisesti!
Muuttujien käyttö
Katso tämän viestin sisältöä:
Hyvä asiakas,
Äärimmäisen sään vuoksi joudumme valitettavasti siirtämään {containerWastefraction} {containerId} keräyksen toiselle päivälle.
Huomaa, että aaltosulkeissa on tekstiä {jokin teksti}. Nämä ovat muuttujia, joita voit lisätä pohjiin! Tämä lataa automaattisesti juuri sinun asiakkaasi, kiinteistösi, konttisi tai minkä tahansa muun haluamasi olennaiset tiedot!
Kun viesti lähetetään asiakkaalle, se näyttää nyt jokseenkin tältä:
Hyvä asiakas,
Äärimmäisen sään vuoksi joudumme valitettavasti siirtämään Sekajäte kontti#143 keräyksen toiselle päivälle.
Tämä on viestipohjien hyödyntämisen kauneus!
Viestipohjien avulla tiimisi voi keskittyä siihen, mikä on tärkeintä — asiakkaiden ongelmien ratkaisemiseen ja erinomaisen palvelun tarjoamiseen — sen sijaan, että käyttäisi aikaa samojen viestien kirjoittamiseen uudelleen.