Yleiskatsaus
Jokaisella tikettityypillä voi olla automaatiosääntöjä, jotka käynnistävät toimintoja, kun tiketti siirtyy tilasta toiseen. Yksi hyödyllisimmistä toiminnoista on Lähetä viesti kiinteistön yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa automaattisesti asianomaiselle yhteyshenkilölle (esim. vuokralainen tai omistaja) tekstiviestillä tai sähköpostilla – ilman tiimisi manuaalista vaivannäköä.
Vaihe 1: Avaa tikettityypin asetukset
Siirry yläosan navigoinnista kohtaan Asetukset.
Valitse vasemmasta valikosta Tiketit.
Klikkaa Tikettityypit-välilehteä.
Valitse tikettityyppi, jonka haluat määrittää (esim. Lisää kontti, Ylitäyttynyt kontti).
Oikealla olevassa Asetukset-valikossa klikkaa Tiketin automaatio.
Vaihe 2: Valitse tilanvaihto
Automaatiopaneeli näyttää kaikki mahdolliset tilanvaihdot tälle tikettityypille (esim. Avoinna -> Valmis). Klikkaa pudotusvalikkonuolta sen vaihdon vieressä, jossa haluat viestin lähetettävän.
Vaihe 3: Lisää "Lähetä viesti kiinteistön yhteyshenkilölle" -toiminto
Klikkaa + Toiminto asianomaisen vaihdon alta.
Valitse Lähetä viesti kiinteistön yhteyshenkilölle.
Täytä toiminnon kentät:
Vastaanottajan rooli: Kiinteistön yhteyshenkilön rooli, joka vastaanottaa viestin (esim. Vuokralainen, Omistaja)
Toimitustapa: Valitse SMS tai sähköposti
Viesti: Yhteyshenkilölle lähetettävä viestin runko
Esimerkki: Tekstiviestin lähettäminen
Alla oleva näyttökuva näyttää valmiin SMS-automaation tikettityypille Lisää kontti. Kun tiketti siirtyy tilasta Käynnissä tilaan Valmis, järjestelmä lähettää tekstiviestin yhteyshenkilölle, jonka rooli on Vuokralainen.
Viestin runko kuuluu: Hei! Konttisi on lisätty onnistuneesti.
Kun tämä automaatio laukeaa, tapahtumaloki kirjaa, että tekstiviesti lähetettiin. Vastaanottajan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero) näkyvät Yhteyshenkilöt-välilehdellä, joka on aina käytettävissä tiketissä. Huomaa, että vastaanottaja saa viestin pienellä, noin 5 minuutin viiveellä tilan muutoksen jälkeen.
Esimerkki: Sähköpostin lähettäminen
Sähköpostissa toiminnolla on kaksi lisäkenttää: Lähettäjä ja Aihe. Lähettäjä-kentän on oltava sähköpostiosoite, joka on valtuutettu yritysasetuksissasi.
Alla oleva näyttökuva näyttää sähköpostiautomaation tikettityypille Ylitäyttynyt kontti. Kun tiketti siirtyy tilasta Luotu tilaan Avoin, sähköposti lähetetään Vuokralainen-yhteyshenkilölle.
Sähköpostin aihe ja runko voivat sisältää dynaamisia paikkamerkkejä viestin automaattista personointia varten. Alla on joitakin esimerkkejä:
{containerId}: Tikettiin liitetyn kontin tunnus
{containerContainerType}: Konttityyppi (esim. 120L kontti)
{containerWasteFraction}: Kontille määritetty jätejae (esim. Sekajäte)
{senderName}: Tikettiin määritetyn käyttäjän nimi
{senderEmail}: Tikettiin määritetyn käyttäjän sähköpostiosoite
Lähettäjän paikkamerkit viittaavat tiimin jäseneen, joka on parhaillaan määritetty tikettiin sillä hetkellä, kun automaatio laukeaa.
Lähetetty sähköposti kirjataan tiketin tapahtumalokiin, joka näyttää vastaanottajan, aiheen ja viestin sisällön.
Mitä tapahtuu, kun ei ole vaaditun roolin omaavaa yhteyshenkilöä?
Jos automaatio laukeaa, mutta kiinteistössä ei ole valitun roolin omaavaa yhteyshenkilöä, järjestelmä ei voi toimittaa viestiä. Sen sijaan, että se epäonnistuisi hiljaa, se kirjaa muistiinpanon tiketin tapahtumalokiin:
Huomautus: Automaatio ei voinut lähettää tekstiviestiä: kiinteistössä ei ole aktiivista yhteyshenkilöä roolilla CO_OWNER.
Tämä helpottaa puuttuvien yhteystietojen havaitsemista ja niiden korjaamista kiinteistörekisteriin.
Vinkkejä
Voit lisätä useita toimintoja yhteen tilanvaihtoon – esimerkiksi lähettää tekstiviestin vuokralaiselle ja sähköpostin omistajalle samanaikaisesti.
Varmista, että kiinteistöillä on yhteyshenkilöt määritetty oikeilla rooleilla (Vuokralainen, Omistaja jne.), jotta automaatiot löytävät oikean vastaanottajan.