Oversikt
Hver sakstype kan ha automatiseringsregler som utløser handlinger når en sak flyttes fra én status til en annen. En av de mest nyttige handlingene er Send melding til eiendomskontakt, som automatisk varsler den relevante kontakten (f.eks. en leietaker eller eier) via SMS eller e-post – uten manuell innsats fra teamet ditt.
Trinn 1: Åpne innstillinger for sakstype
Gå til Innstillinger i den øverste navigasjonen.
Velg Saker fra venstremenyen.
Klikk på fanen Sakstyper.
Velg sakstypen du vil konfigurere (f.eks. Legg til container, Overfylt container).
I Innstilling-menyen til høyre klikker du på Saksautomatisering.
Trinn 2: Velg en statusovergang
Automatiseringspanelet viser alle mulige statusoverganger for denne sakstypen (f.eks. fra Åpen til Fullført). Klikk på rullegardinpilen ved siden av overgangen der du vil at en melding skal sendes.
Trinn 3: Legg til en handling for å sende melding til eiendomskontakt
Klikk på + Handling under den relevante overgangen.
Velg Send melding til eiendomskontakt.
Fyll ut handlingsfeltene:
Mottakerrolle: Kontaktrollen på eiendommen som skal motta meldingen (f.eks. Leietaker, Eier)
Leveringsmetode: Velg SMS eller E-post
Melding: Meldingsteksten som sendes til kontakten
Eksempel: Sende en SMS
Skjermbildet nedenfor viser en fullført SMS-automatisering på sakstypen Legg til container. Når saken flyttes fra Pågår til Fullført, sender systemet en SMS til kontakten med rollen Leietaker.
Meldingsteksten lyder: Hei! Containeren din er lagt til.
Når denne automatiseringen utløses, registrerer hendelsesloggen at SMS-en ble sendt. Mottakerens kontaktdetaljer (navn, telefonnummer) er synlige i Kontakter-fanen, som alltid er tilgjengelig på saken. Merk at mottakeren mottar meldingen med en kort forsinkelse på omtrent 5 minutter etter statusendringen.
Eksempel: Sende en e-post
For e-post har handlingen to ekstra felter: Fra og Emne. Fra-feltet må være en e-postadresse som er autorisert i bedriftsinnstillingene dine.
Skjermbildet nedenfor viser en e-postautomatisering på sakstypen Overfylt container. Når saken flyttes fra Opprettet til Åpen, sendes en e-post til Leietaker-kontakten.
E-postens emne og brødtekst kan inneholde dynamiske plassholdere for å tilpasse meldingen automatisk. Nedenfor er noen eksempler:
{containerId}: ID-en til containeren som er knyttet til saken
{containerContainerType}: Containertypen (f.eks. 120L container)
{containerWasteFraction}: Avfallsfraksjonen tildelt containeren (f.eks. Restavfall)
{senderName}: Navnet på brukeren som er tildelt saken
{senderEmail}: E-postadressen til brukeren som er tildelt saken
Avsenderplassholderne refererer til teammedlemmet som for øyeblikket er tildelt saken på det tidspunktet automatiseringen utløses.
Den sendte e-posten logges i sakens hendelseslogg, som viser mottaker, emne og meldingsinnhold.
Hva skjer når det ikke finnes en kontakt med den nødvendige rollen?
Hvis automatiseringen utløses, men ingen kontakt på eiendommen har den valgte rollen, kan systemet ikke levere meldingen. I stedet for å feile stille logger det en notis i sakens hendelseslogg:
Merk: Automatiseringen kunne ikke sende SMS: ingen aktiv kontakt med rollen CO_OWNER på eiendommen.
Dette gjør det enkelt å oppdage manglende kontaktdata og rette dem opp i eiendomsregisteret.
Tips
Du kan legge til flere handlinger på én statusovergang – for eksempel sende en SMS til leietakeren og en e-post til eieren samtidig.
Sørg for at eiendommene har kontakter tildelt med riktige roller (Leietaker, Eier osv.) slik at automatiseringer kan finne riktig mottaker.