Oversigt
Hver sagstype kan have automatiseringsregler, der udløser handlinger, når en sag skifter fra én status til en anden. En af de mest nyttige handlinger er Send besked til ejendomskontakt, som automatisk underretter den relevante kontakt (f.eks. en lejer eller ejer) via SMS eller e-mail – uden manuel indsats fra dit team.
Trin 1: Åbn indstillinger for sagstype
Gå til Indstillinger i den øverste navigation.
Vælg Sager i menuen til venstre.
Klik på fanen Sagstyper.
Vælg den sagstype, du vil konfigurere (f.eks. Tilføj container, Overfyldt container).
I menuen Indstilling til højre skal du klikke på Sagsautomatisering.
Trin 2: Vælg en statusovergang
Automatiseringspanelet viser alle mulige statusovergange for denne sagstype (f.eks. fra Åben til Afsluttet). Klik på dropdown-pilen ved siden af den overgang, hvor du vil have sendt en besked.
Trin 3: Tilføj en handling "Send besked til ejendomskontakt"
Klik på + Handling under den relevante overgang.
Vælg Send besked til ejendomskontakt.
Udfyld handlingsfelterne:
Modtagerrolle: Kontaktrollen på ejendommen, der skal modtage beskeden (f.eks. Lejer, Ejer)
Leveringsmetode: Vælg SMS eller E-mail
Besked: Beskedteksten, der sendes til kontakten
Eksempel: Sende en SMS
Skærmbilledet nedenfor viser en færdig SMS-automatisering på sagstypen Tilføj container. Når sagen flyttes fra I gang til Afsluttet, sender systemet en SMS til kontakten med rollen Lejer.
Beskedteksten lyder: Hej! Din container er blevet tilføjet.
Når denne automatisering udløses, registrerer hændelsesloggen, at SMS'en blev sendt. Modtagerens kontaktoplysninger (navn, telefonnummer) er synlige under fanen Kontakter, som altid er tilgængelig på sagen. Bemærk, at modtageren modtager beskeden med en kort forsinkelse på cirka 5 minutter efter statusændringen.
Eksempel: Sende en e-mail
For e-mail har handlingen to ekstra felter: Fra og Emne. Feltet Fra skal være en e-mailadresse, der er autoriseret i dine virksomhedsindstillinger.
Skærmbilledet nedenfor viser en e-mail-automatisering på sagstypen Overfyldt container. Når sagen flyttes fra Oprettet til Åben, sendes en e-mail til kontakten Lejer.
E-mailens emne og brødtekst kan indeholde dynamiske pladsholdere for at personalisere beskeden automatisk. Nedenfor er nogle eksempler:
{containerId}: ID'et på containeren, der er knyttet til sagen
{containerContainerType}: Containertypen (f.eks. 120L container)
{containerWasteFraction}: Affaldsfraktionen tildelt containeren (f.eks. Restaffald)
{senderName}: Navnet på den bruger, der er tildelt sagen
{senderEmail}: E-mailadressen på den bruger, der er tildelt sagen
Afsenderpladsholderne refererer til det teammedlem, der aktuelt er tildelt sagen, på det tidspunkt automatiseringen udløses.
Den sendte e-mail logges i sagens hændelseslog, der viser modtager, emne og beskedindhold.
Hvad sker der, når der ikke er nogen kontakt med den nødvendige rolle?
Hvis automatiseringen udløses, men ingen kontakt på ejendommen har den valgte rolle, kan systemet ikke levere beskeden. I stedet for at fejle stille logger det en note i sagens hændelseslog:
Bemærk: Automatiseringen kunne ikke sende SMS: ingen aktiv kontakt med rollen CO_OWNER på ejendommen.
Dette gør det nemt at opdage manglende kontaktdata og rette dem på ejendomsregistret.
Tips
Du kan tilføje flere handlinger til en enkelt statusovergang – for eksempel sende en SMS til lejeren og en e-mail til ejeren samtidig.
Sørg for, at ejendomme har kontakter tildelt med de korrekte roller (Lejer, Ejer osv.), så automatiseringer kan finde den rette modtager.